Duidelijke afspraken
Privacyverklaring
Hoe Epic36 omgaat met persoonsgegevens bij aanvragen, productfotografie, het klantenportaal en het gebruik van deze website.
Versie ·
Wie is verantwoordelijk?
Epic36 is een handelsnaam van de eenmanszaak van Martin Jan Hoekstra. Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we voor onze eigen bedrijfsvoering gebruiken, zoals het behandelen van aanvragen, klantcontact en onze administratie.
Je vindt ons aan Hendoweg 3-15, 9101 PC Dokkum. Mail naar [email protected] of bel 085 060 0905. Onze inschrijving bij de Kamer van Koophandel is 59517220. Het btw-nummer is NL001427565B26.
Welke gegevens gebruiken we?
Welke gegevens we nodig hebben, hangt af van je aanvraag of opdracht. Het gaat om:
- Je naam, bedrijfsnaam, zakelijke contactgegevens en de informatie die je zelf met ons deelt.
- Je productlijst, artikelnummers, gewenste beeldsoorten, aantallen, planning en afspraken over aanlevering en retourtransport.
- Berichten, voorstellen, opdrachtbevestigingen, factuur- en betaalgegevens.
- Account- en toegangsgegevens voor het klantenportaal, als we dat voor je gebruiken.
- Productfoto’s, aangeleverde bestanden en andere projectbestanden. Beelden of labels kunnen persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld als iemand herkenbaar in beeld is of een naam op een verpakking staat.
- Technische gegevens die nodig zijn om de website, bestanden en beveiliging te leveren, zoals IP-adres en browserinformatie. Na jouw toestemming ook gegevens over websitegebruik.
Waarvoor gebruiken we die gegevens?
We behandelen je vraag, maken een voorstel, stemmen de beeldafspraken af en voeren de opdracht uit. Als jij zelf partij bent bij de overeenkomst, gebruiken we de gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding of uitvoering daarvan.
Ben je contactpersoon voor een bedrijf? Dan gebruiken we je zakelijke gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om aanvragen, opdrachten en klantrelaties te verzorgen. Het beveiligen van onze website en het tegengaan van misbruik vallen ook onder dat belang. We wegen daarbij je privacy mee.
Gegevens voor onze fiscale administratie gebruiken we om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Optionele statistieken, heatmaps en externe voorbeelden laden we op basis van jouw toestemming. Je aanvraag en prijs worden persoonlijk beoordeeld; er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming over je opdracht plaats.
Wat gebeurt er met je aanvraag?
Bij het versturen gaan de gekozen beeldsoorten, je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en productomschrijving naar Formspree. Ook het aantal artikelen en je toelichting worden meegestuurd als je die invult. Formspree verwerkt en bewaart de aanvraag en stuurt deze door naar [email protected].
Je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, productomschrijving en een keuze voor beeldsoorten of overleg zijn nodig om het formulier te versturen. Aantallen en een verdere toelichting zijn optioneel. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens, wachtwoorden of vertrouwelijke klantgegevens in je toelichting.
Het formulier gebruikt Formspree-spamcontrole en een leeg te laten controleveld. Een ontvangstmelding op de website verschijnt pas na een bevestigde verwerking door Formspree.
We nemen persoonlijk contact op over je aanvraag. Een aanvraag is geen toestemming voor een nieuwsbrief of een automatische verkoopreeks. Wil je geen verdere opvolging over je aanvraag, laat het ons weten. Berichten die nodig zijn voor een lopende opdracht of administratie staan daar los van.
Welke dienstverleners gebruiken we?
We delen gegevens voor het uitvoeren van een concrete functie. Niet iedere dienstverlener heeft daarbij dezelfde privacyrol. We verkopen je persoonsgegevens niet.
- Formspree voor het ontvangen, bewaren en doorsturen van formulieraanvragen.
- Google Workspace voor zakelijke e-mail, bestanden en productoverzichten die we bij een opdracht gebruiken.
- Cloudflare voor het leveren en beveiligen van de website en voor onderdelen van onze bestandsopslag en toegang tot het beheer.
- Amazon Web Services voor productbeelden en interactieve voorbeelden. Voor het klantenportaal gebruiken we daarnaast serverhosting en afgeschermde bestandsopslag.
- Onze administratieve dienstverleners ontvangen de gegevens die nodig zijn voor facturatie, boekhouding en fiscale verplichtingen.
- Google Analytics ontvangt gegevens over websitegebruik als je bezoekersstatistieken toestaat. YouTube en Sketchfab ontvangen technische gegevens als je hun ingesloten voorbeelden toestaat en opent.
- Plerdy voor heatmaps van klikken en scrollen op openbare pagina’s, uitsluitend na je aparte toestemming. Sessieopnames staan uit.
Productvoorbeelden en externe links
Een losse productfoto of een videobestand dat we rechtstreeks op onze website tonen, is iets anders dan een complete ingesloten speler. Onze interactieve 360°- en 3D-voorbeelden via 1.epic36.com en voorbeelden via YouTube of Sketchfab worden pas geopend na je keuze voor Externe voorbeelden én een klik op het voorbeeld.
Een complete productviewer kan eigen scripts en meetmiddelen bevatten. Zodra je die opent, ontvangt de aanbieder technische gegevens en kan die cookies of browseropslag gebruiken. Bij YouTube gebruiken we het domein youtube-nocookie.com. Ook die speler kan na het laden en afspelen gegevens verwerken.
Links naar onder meer WhatsApp, Google Maps en sociale media openen een andere website. Daar geldt het privacybeleid van de betreffende dienst.
Productbeelden, AI en het klantenportaal
Voor een opdracht kunnen we productlijsten, bestanden, beeldafspraken en zakelijke contactgegevens bewaren in onze projectomgeving en het klantenportaal. Privéconcepten en beheer zijn afgeschermd. Een gepubliceerde viewer of gedeelde openbare beeldlink kan zonder inloggen toegankelijk zijn; deel daarom geen persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie via een openbare oplevering.
Bevatten producten, aangeleverde beelden of labels persoonsgegevens? Dan bespreken we vooraf wat nodig is voor de opdracht en wat niet in beeld mag komen. Afhankelijk van de werkzaamheden zijn wij verwerkingsverantwoordelijke of verwerken we gegevens namens de opdrachtgever. Als een verwerkersovereenkomst nodig is, leggen we die afspraken vast voordat die verwerking begint.
Voor AI-sfeerbeelden bespreken we de inzet en de te gebruiken bestanden bij de opdracht. Bij verwerking van persoonsgegevens via een AI-dienst moeten ook de aanbieder, het doel en passende privacyafspraken vooraf duidelijk zijn. Upload geen gevoelige persoonsgegevens of vertrouwelijke bestanden als die niet nodig zijn voor de afgesproken opdracht.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn ontvangen. Bij een aanvraag kijken we naar het laatste inhoudelijke contact, of er nog een voorstel openstaat en of gegevens nodig zijn om afspraken of een geschil te kunnen verantwoorden. Gegevens die niet meer nodig zijn, verwijderen we of maken we onherkenbaar.
Voor de basisgegevens van de fiscale administratie geldt in beginsel een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar. Dat betekent niet dat alle e-mails, productfoto’s en andere projectbestanden automatisch zeven jaar moeten worden bewaard.
Over de beschikbaarheid van opgeleverde bestanden, portaaltoegang en eventuele hosting maken we afspraken bij de opdracht. Er geldt geen algemene belofte dat alle bronbestanden voor altijd beschikbaar blijven. Wil je bestanden laten verwijderen of een kopie ontvangen, neem dan contact op; we beoordelen ook welke gegevens nog nodig zijn voor onze afspraken of wettelijke verplichtingen.
De looptijd van een cookie is niet hetzelfde als de bewaartermijn van meetgegevens bij een aanbieder. De actuele leveranciersinformatie is via de links in deze verklaring beschikbaar.
Beveiliging en verwerking buiten Europa
We gebruiken HTTPS voor de website en het formulier. We beperken toegang tot klantgegevens en beheer tot wie die voor het werk nodig heeft. Toegang tot het klantenportaal en beheer is afgeschermd; openbare voorbeeldlinks zijn daarvan te onderscheiden. Meld een mogelijk beveiligingsprobleem via [email protected].
We gebruiken internationale diensten. Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt. Formspree vermeldt verwerking in de Verenigde Staten en in andere landen waar het actief is. Ook andere aanbieders kunnen internationale onderaannemers gebruiken.
Voor doorgifte buiten de EER zijn de regels van de AVG van toepassing. Een toepasselijke waarborg kan een passendheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen zijn, waar nodig met aanvullende maatregelen. Welke rol en waarborgen gelden, verschilt per aanbieder en verwerking. Via [email protected] kun je informatie vragen over de waarborgen voor jouw gegevens.
Welke rechten heb je?
Je kunt om inzage en een kopie van je persoonsgegevens vragen en onjuiste gegevens laten corrigeren. Onder de voorwaarden van de AVG kun je ook vragen om verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens.
Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken; dat verandert niets aan eerder rechtmatig gebruik.
Stuur je verzoek naar [email protected]. We kunnen informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in principe binnen één maand. Als een toegestane verlenging nodig is, leggen we dat binnen die maand uit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Even overleggen?
Voor vragen over je gegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je terecht bij Martin Jan Hoekstra.
[email protected] Bekijk ook onze algemene voorwaarden